RAPAT UNIT ARSIP IPB ~ 2 September 2019
RAPAT UNIT ARSIP IPB ~ 2 September 2019
KEGIATAN RUTIN – RAPAT UNIT ARSIP IPB
Rapat ini di pimpin oleh Bapak Drs. B. Mustafa, M.Lib. selaku Pimpinan atau Kepala dari Unit Arsip Institut Pertanian Bogor (IPB)
NOTULEN RAPAT UNIT ARSIP IPB
Hari/Tanggal : Senin, 2 September 2019
Tempat : Ruang Rapat Unit Arsip
Pimpinan Rapat : Drs. B. Mustafa, M.Lib.
Anggota :
- Ir. Hirra Nurlaeni, MM
- Ir. Setyo Edi, S.Th.I., M.Pd
- Oman Suratman, S.Ag.
- Sunartin
- Roesdi Trijadhi
- Siti Juhroh
- Sri Handini
- Gunawan, S.Ag.
- Hamdani, S.Pi
- Andri Nopandi
Agenda Rapat :
- Pembahasan rencana pengolahan dan penataan arsip Buku Sejarah IPB
- Pembahasan persiapan pelaksanaan renovasi ruang-ruang Unit Arsip IPB
- Pembahasan persiapan Japas IPB 2019
- Pembahasan finalisasi Pedoman Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis (SKKAAD), Tata Naskah Dinas (TND)
- Pembahasan persiapan penerimaan kunjungan dari Universitas Terbuka (UT)
- Pembahasan kaderisasi SDM bagian persuratan Unit Arsip IPB
- Pembahasan mekanisme program magang mahasiwa, siswa SMK, pegawai dari Insititusi luar IPB
Hasil Rapat :
- Rencana pengolahan dan penataan arsip Buku Sejarah IPB
- Penilaian arsip Buku Sejarah IPB yang telah diseleksi akan dilaksanakan oleh Tim Penilai (Arsiparis Ahli)
- Rencana pengolahan dan penataan mulai 3 September 2019, dilaksanakan setiap hari 09.00-12.00 atau disesuaikan
- Tempat pelaksanaan kegiatan di Ruang Pelayanan Arsip Kantor UA lantai 4
- Bahan dan Alat : diperlukan rak penyimpanan arsip (diajukan ke Sekretaris Institut)
- Rencana tempat penyimpanan arsip Buku Sejarah di Ruang Eks Dosen PPKN
- Pengecekan, pembenahan ruang eks dosen PPKN dilaksanakan dalam minggu ke 1 September 2019
- Tim teknis akan dibuatkan jadwal
- Sistem pengolahan, seperti yang telah dilaksanakan
- Renovasi kantor Unit Arsip IPB Lantai 1 dan 4
- Informasi pelaksanaan pekerjaan renovasi kantor UA IPB minggu ke 2 September (menurut info dari DUSP IPB)
- Persiapan pengalihan alat dan barang ruang rapat UA IPB lantai 4, dan lainnya sebelum dimulai pekerjaan renovasi
- Pembuatan Surat Tugas Tim Renovasi UA IPB dari Sekretaris Institut
- Penanggungjawab : Kepala UA IPB
- Ketua : Oman Suratman, S.Ag.
- Sekretaris : Hirra Nurlaeni, MM
- Anggota : Seluruh staff UA IPB
- Rencana penyelenggaraan Open House UA setelah selesai renovasi (mengundang Rektor IPB dan jajarannya)
- Persiapan Japas (Jalan Pagi Sehat) IPB 2019
- Pelaksanaan Japas Minggu, 8 September 2019
- Peserta menggunakan kaos dan sepatu, training hitam strip orange
- Finalisasi Pedoman Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), Sistem Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) dan Tata Naskah Dinas (TND)
- Target penyelesaian draft tanggal 23 September 2019
- Tata Naskah Dinas dalam proses di Biro Hukum
- Konsinyasi JRA 13-14 September 2019
- Konsinyasi SKKAAD, 20-21 September 2019, tempat masih akan disurvey
- Pembagian Tugas finalisasi draft :
- TND : Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. (SES)
- KA : Drs. Mustafa, M.Lib. (BMU)
- JRA : Ir. Hirra Nurlaeni, MM (HN), Oman Suratman, S. (OMSU)
- SKKAAD : BMU, SES
- Penerimaan Kunjungan dari Vokasi Universitas Terbuka (V.UT)
- Tujuan kunjungan : wawancara penelitian tentang sistem kearsipan di IPB kepada 6 orang responden (arsiparis dan pengelola arsip IPB).
- Jadwal : Senin, tanggal 9 September
- 6 orang responden yang ditunjuk :
- B. Mustafa, M.Lib. (BMU)
- Hirra Nurlaeni, MM (HN)
- Oman Suratman, S.Ag. (OMSU)
- Roesdi Trijadhi (RT)
- Sri Nooryani, MM (SN)
- Farhah Faridah, SE., MM
- Tempat :
Alternatif 1 : Ruang meeting DUSP
Alternatif 2 : Ruang rapat perpustakaan
Alternatif 3 : Lingkungan Fakultas Perikanan IPB
- Yang harus dipersiapkan oleh sekretariat UA IPB : daftar hadir, dana untuk konsumsi
- Kaderisasi pendampingan SDM pengganti staff UA IPB bagian persuratan yang akan Purnabakti (Ibu Sri Handini), TMT 1 Februari 2020.
- SDM pengganti yaitu Bapak Andri Nopandi, selama masa percobaan 3 bulan
- SDM pengganti mulai melaksanakan pekerjaan 3 September 2019, dengan pendampingan Ibu Sri Handini dan Bapak Roesdi Trijadhi
- SDM pengganti akan diberi pedoman pelaksanaan pekerjaan persuratan
- Akan dilaksanakan evaluasi satu kali dalam seminggu terhadap hasil pekerjaan SDM pengganti bagian persuratan UA sampai selesai masa waktu percobaan 3 bulan ke depan
- Masa uji coba 3 bulan, dilakukan pengawasan oleh KTU UA IPB
- Tupoksi Sub Bagian di lingkungan Unit Arsip IPB
- Tupoksi Akuisisi dan Pengolahan Arsip perlu dikaji kembali disesuaikan dengan pekerjaan rill yang dilaksanakan
- Penyusunan uraian tugas Subbag Akuisisi dan Pengolahan Arsip diantaranya, pengolahan arsip intern UA IPB, pemeliharaan dan lainnya
- Flow chart alur pelaksanaan kegiatan Subbag di lingkungan UA IPB perlu dibuat
- Program Magang Mahasiswa, Pegawai Institusi Luar IPB, Siswa SMK di UA IPB
- Tahun 2019 telah terlaksana magang mahasiswa Universitas Indonesia (UI) , magang Staff dari luar Institusi, yakni dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Murung Raya Kalimantan Tengah, dan magang siswa Praktek Kerja Industri (Prakerin) Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) di Bogor
- Dalam rangka peningkatan pelayanan kegiatan program magang di UA IPB, perlu kembali disusun Pedoman dan Prosedur Operasional Baku (POB) program magang
Bogor, 2 September 2019
Hirra Nurlaeni
[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]
