Jl. Kamper Gd. A Perpustakaan Lt.1

“Preserving the Past, Shaping the Future”

Rapat Koordinasi (RAKOR) Persiapan Pelaksanaan Program Kerja Supervisi Layanan dan Pembinaan Kearsipan Unit Arsip IPB Tahun 2023

Rapat Koordinasi (RAKOR) Persiapan Pelaksanaan Program Kerja Supervisi Layanan dan Pembinaan Kearsipan Unit Arsip IPB Tahun 2023

Bogor, 5/01/23. Dalam rangka pelaksanaan rencana kegiatan layanan arsip dan pembinaan kearsipan di lingkungan IPB Tahun Anggaran 2023, Supervisi Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Unit Arsip IPB (SLAPK-UAIPB) melaksanakan Rakor yang bertujuan untuk  membahas persiapan pelaksanaan program kerja SLAPK-UAIPB 2023.

 

 

Dalam kesempatan ini Supervisor Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Unit Arsip IPB  “Ir.Hirra Nurlaeni, M.M.”  yang memimpin Rakor menjelaskan program pembinaan kearsipan yang akan dilaksanakan Tahun 2023,  diantaranya :

  1. Pengembangan sistem kearsipan terintegrasi melalui Upgrade Aplikasi iLetter yang merupakan kelanjutan program tahun 2022. Aplikasi iLetter merupakan sistem yang digunakan seluruh unit kerja di lingkungan IPB untuk mengelola administrasi persuratan yang akan lebih dilengkapi dengan menambah unsur kearsipan didalamnya.
  2. Monitoring dan evaluasi (Monev) implementasi hasil magang kearsipan, merupakan kelanjutan program magang kearsipan 2022 yang diikuti oleh para pengelola arsip (arsiparis dan atau tendik pengelola administrasi dan kearsipan) di lingkungan IPB.
  3. Pengawasan Sistem Kearsipan Internal melalui kegiatan Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) ke beberapa unit kearsipan di lingkungan IPB.
  4. Kegiatan Bimbingan dan konsultasi (Bimkos)/Bimbingan Teknis (Bimtek)/Workshop, Sharing Session/Studi Tiru, Magang, Seminar Nasional Kearsipan.
  5. Penyusunan Peraturan Rektor IPB tentang Tata Kelola Kearsipan di lingkungan IPB yang merupakan kelanjutan dari hasil pembahasan sebelumnya pada Desember 2022 lalu bersama para arsiparis di lingkungan IPB dan para pejabat struktural terkait dari Direktorat Sumberdaya Manusia IPB dan Biro Hukum IPB University.
  6. Pengembangan Website Unit Arsip IPB dengan menambah lebih banyak konten, sesuai yang diperlukan.
  7. Podcast mengenai wawasan dan khasanah kearsipan terutama untuk lingkup civitas akademika IPB, bekerjasama dengan Direktorat Sistem Informasi dan Transformasi Digital (DSITD) IPB University.
  8. Sosialisasi Prosedur Operasional Baku (POB) Kearsipan.
  9. Rapat Koordinasi (Rakor) Kearsipan antara Unit Arsip IPB selaku pembina kearsipan IPB dengan seluruh unit kerja di lingkungan IPB.
  10. Program peningkatan kompetensi SDM Kearsipan, dengan mengikutsertakan para arsiparis maupun tenaga kependidikan yang menangani administrasi dan kearsipan untuk mengikuti diklat sertifikasi yang diselenggarakan ANRI bersama UA IPB.
  11. Evaluasi hasil unggahan informasi arsip IPB dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Juli-Desember 2022, sekaligus melanjutkan proses unggah arsip-arsip statis bernilai sejarah ke SIKN.
  12. Kegiatan pembinaan kearsipan lainnya.

Program lainnya yaitu kegiatan layanan arsip yang seperti tahun-tahun sebelumnya  diantaranya melaksanakan kegiatan :

  1. Layanan peminjaman arsip terhadap pengguna.
  2. Layanan Informasi untuk penelitian, penelusuran, pendidikan arsip yang bersumber dari data arsip dinamis inaktif dan arsip statis.
  3. Layanan Konsultasi penelitian maupun pendidikan dengan menggunakan sumber data kearsipan.
  4. Layanan Pembenahan Arsip dalam bentuk pendampingan/bimbingan pembenahan, penataan dan temu balik arsip aktif maupun inaktif.
  5. Layanan pembinaan kearsipan dan layanan lainnya.

Dalam kesempatan ini juga dibahas  Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) yang telah dibuat staff  SLPK-UA IPB. SKP merupakan beban kerja yang harus dicapai atau dipenuhi, disusun berdasarkan beban kerja selama satu tahun baik itu dalam implementasi tugas utamanya ataupun tambahan. Hal-hal yang  harus diperhatikan saat menyusun SKP diantaranya seluruh kegiatan yang dilakukan harus bisa diuraikan dengan jelas, dapat diukur baik kualitas maupun kuantitasnya, relevan atau harus didasarkan pada lingkup tugas jabatan masing-masing, sesuai dengan kemampuan dan ditentukan waktunya.

Kegiatan pada SLAPK-UA IPB 2023 merupakan bagian dari program layanan dan pengembangan kearsipan 2023. Diharapkan kegiatan terlaksana dengan lancar dan seperti tahun-tahun sebelumnya berhasil mencapai target yang direncanakan.  

 

 

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]

Archives