Kamis, 1 September 2022 Unit Arsip Institut Pertanian Bogor (UA IPB) menerima kunjungan rombongan  arsiparis UNY. Kepala UA IPB Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. bersama para supervisor UA IPB menerima rombongan di ruang sidang UA IPB, Gedung Perpustakaan Lantai 4 Kampus IPB Dramaga.  Maksud dan tujuan rombongan untuk melakukan studi banding terkait pembentukan  Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Disampaikan beberapa hal yang ingin diketahui diantaranya  pengalaman dalam pengusulan Lembaga Kearsipan (LK) di IPB, persiapan-persiapan apa saja yang dilakukan, bagaimana struktur organisasi Unit Arsip sebagai LK di IPB pada awal pengusulan, tugas pokok dan fungsinya serta bagaimana pengelolaan arsip, layanan  arsip dan pembinaan kearsipan yang dilakukan UA IPB.

Beberapa  informasi yang disampaikan Kepala UA IPB diantaranya bahwa  kearsipan IPB semula adalah bagian dari salah satu bidang di Unit Perpustakaan IPB. Selanjutnya dalam rangka menjalankan amanat Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan  UU No. 43 Tahun 2009 serta Kepmen Diknas No 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas, dan Peraturan ANRI No. 24 Tahun 2011 tentang Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, maka Tahun 2014 dibentuk LK IPB dengan nama Unit Arsip IPB. Beberapa persiapan yang dilakukan sebelum usulan pembentukan Unit Arsip IPB diajukan, diawali dengan penyusunan rencana struktur organisasi UA IPB, penyediaan sarana prasarana (Sarpras), Sumberdaya Manusia (SDM), penyusunan peraturan-peraturan kearsipan.

UA IPB terbentuk dengan Surat Keputusan (SK) Rektor No. 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan IPB. Struktur Organisasi awal terdiri dari Kepala Unit Arsip selaku pimpinan tertinggi UA IPB yang dibantu oleh  Kepala Tata Usaha, Kepala Sub Bagian Akuisisi dan Pengolahan Arsip dan Kepala Sub Bagian Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan. Pejabat struktural dan para staff terdiri dari tenaga fungsional pustakawan, arsiparis dan tenaga kependidikan (Tendik) bidang administrasi dan umum. Kantor UA IPB menggunakan beberapa bagian ruang LSI dan MKDU lantai 1 dan Gedung Perpustakaan lantai 4 di Kampus IPB Dramaga Bogor. Untuk barang dan alat perkantoran, sementara menggunakan yang telah ada terlebih dulu, namun tetap dapat memenuhi persyaratan pembentukan UA IPB. Tugas pokok dan fungsi (Tupoksi) UA IPB adalah menjadi pusat historis dari aktivitas IPB, melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB, menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma IPB, menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB, serta menjadi pusat pembinaan kearsipan IPB.  Demikian beberapa penjelasan yang disampaikan Kepala Unit Arsip IPB.

Dalam kesempatan ini pula Supervisor akuisisi dan pengolahan arsip UA IPB, Farhah Faridah, S.E., M.M. menjelaskan secara singkat  tentang proses akuisisi dan pengolahan arsip statis di UA IPB, yang kemudian dilanjutkan share pengalaman terkait pembinaan kearsipan dalam upaya tertib arsip di lingkungan IPB oleh  Supervisor layanan arsip dan pembinaan kearsipan UA IPB, Ir. Hirra Nurlaeni, M.M. 

Rombongan para arsiparis UNY berkesempatan pula melihat langsung depo depo arsip di UA IPB diantaranya  ke ruang arsip statis (ARTIS), ruang arsip inaktif (ARIN), ruang arsip kartografi, dan beberapa ruang lainnya seperti ruang pengolahan arsip dan lainnya. Arsiparis UA IPB yang juga koordinator Unit Kearsipan II Rektorat, Roesdi Trijadhi dan Wawan Setiawan, S.T. (Supervisor administrasi dan umum UA IPB) memberi penjelasan tentang depo-depo arsip di lingkungan UA IPB.

Semoga berbagai informasi yang telah disampaikan memberi manfaat bagi para arsiparis UNY sehingga rencana pembentukan LK UNY dapat segera terlaksana.

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]