Dalam melaksanakan kegiatan atau aktivitas sehari-hari baik organisasi maupun perorangan, pasti akan menghasilkan arsip. Arsip merupakan penghubung antara organisasi dengan organisasi lain. Antara seseorang dengan orang lain. Hal ini karena arsip memiliki informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.Dengan demikian, dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 27 disebutkan bahwa Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi.

Institusi Arsip Perguruan Tinggi merupakan suatu wadah yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip di Perguruan Tinggi. Kebutuhan akan terbentuknya Arsip Perguruan Tinggi menjadi sangat penting. Arsip Perguruan Tinggi adalah program terpadu yang terdiri dari kebijakan, sumberdaya manusia, kegiatan dan fasilitas yang tersedia untuk merawat dan memelihara arsip dan menciptakan arsip yang merupakan aset sekaligus merupakan dokumen kegiatan Perguruan Tinggi yang seyogyanya dapat diakses dan disajikan untuk kepentingan pengguna secara lebih mudah. Dalam undang-undang tersebut istilah yang digunakan adalah Arsip Perguruan Tinggi Negeri (Arsip PTN) untuk sebutan Arsip Universitas. Dengan demikian di IPB perlu dibentuk suatu unit yang berfungsi sebagai unit pusat kearsipan IPB.Dalam hal ini di IPB sudah dibentuk yaitu Unit Arsip IPB.

Hal ini menjadikan Tupoksi Unit Arsip IPB sebagai berikut :

1. Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB;

2. Melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB;

3. Menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma IPB;

4. Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
    10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB; serta

5. Menjadi pusat pembinaan kearsipan IPB.

Sehingga Kegiatan Unit Arsip IPB diantaranya :

1. Mengelola arsip dinamis

2. Mengelola arsip statis

3. Melakukan pembinaan kearsipan

4. Mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi

[DISPLAY_ULTIMATE_SOCIAL_ICONS]